O que é governan?a da informa??o?
Vis?o geral
A governan?a de informa??es coloca ordem no caos de suas informa??es. Trata-se de definir políticas e práticas recomendadas e automatizar a forma como os dados s?o criados, usados, armazenados e excluídos. Englobando práticas inteligentes como gerenciamento do ciclo de vida dos dados, governan?a de dados e governan?a de IA, a governan?a de informa??es garante que suas informa??es sejam usadas de forma eficiente para atingir suas metas. Pense nela como o roteiro que mantém seus dados no caminho certo, ajudando sua organiza??o a permanecer em conformidade, segura e à frente do jogo.
Governan?a da informa??o
A governan?a da informa??o n?o se trata apenas de reconhecer a informa??o como um ativo estratégico, mas de capacitar a organiza??o para submetê-la a uma coordena??o e supervis?o de alto nível. Essa capacita??o garante a responsabilidade, a integridade, a preserva??o e a prote??o das informa??es em toda a empresa. Como uma abordagem disciplinada, ela visa a tratar a tarefa de forma holística, eliminando silos e fragmenta??o e melhorando o uso adequado, eficiente e seguro da tecnologia e dos recursos necessários para gerenciar as informa??es.
Quais s?o os benefícios de um programa de governan?a de informa??es?
Os programas de governan?a da informa??o trazem muitos benefícios importantes para a organiza??o. Em muitos casos, a governan?a de informa??es é prescrita por leis, regulamentos e práticas recomendadas do setor. Mesmo na ausência de um forte imperativo regulatório, a governan?a de informa??es ainda é essencial para a opera??o ordenada dos sistemas de gerenciamento de informa??es.
- Consistência e integridade: Com políticas e procedimentos documentados e consistentes para o gerenciamento de informa??es, as organiza??es podem garantir que seus dados sejam mais precisos, completos e atualizados.?
- Seguran?a e gerenciamento de riscos aprimorados: Informa??es confidenciais, proprietárias e privadas devem ser protegidas contra acesso n?o autorizado usando os mais recentes padr?es e práticas recomendadas de seguran?a cibernética.
- Conformidade normativa: A maioria das organiza??es tem requisitos legais e específicos do setor para reten??o de informa??es, seguran?a, prote??o da privacidade, acessibilidade e auditoria.
- Aumento da eficiência: Com informa??es bem organizadas que s?o mais fáceis de encontrar e usar, economiza-se tempo e recursos, tornando o processo de trabalho mais simplificado e conveniente.
- Suporte a decis?es: Com dados mais confiáveis e acessíveis, os líderes podem tomar decis?es estratégicas mais bem informadas.
- Redu??o de custos: As organiza??es podem reduzir os custos de armazenamento e gerenciamento, eliminando dados redundantes ou obsoletos e simplificando os processos.
- Melhoria da colabora??o: Políticas claras sobre o compartilhamento de informa??es podem facilitar uma melhor coopera??o entre departamentos e parceiros externos.
- Melhoria da reputa??o: A demonstra??o de um gerenciamento de informa??es responsável pode aumentar a confian?a das partes interessadas e a credibilidade da organiza??o.
- Preserva??o de informa??es valiosas: A governan?a adequada garante que dados históricos e operacionais importantes sejam mantidos e acessíveis ao longo do tempo.
- Facilita??o da transforma??o digital: Uma estrutura sólida de governan?a de informa??es fornece uma base para a ado??o de novas tecnologias e iniciativas orientadas por dados.
A governan?a da informa??o depende da automa??o
Na era moderna, mesmo as organiza??es de porte modesto têm terabytes e até petabytes de informa??es. ? impraticável alcan?ar a governan?a de informa??es sem um alto nível de automa??o e uma forte rela??o entre o sistema de gerenciamento de informa??es e seus recursos de governan?a. Os sistemas de gerenciamento de informa??es de todos os tipos incluem invariavelmente alguns recursos de governan?a.
Alguns exemplos de automa??o da governan?a de informa??es incluem:
- Os sistemas de gerenciamento de conteúdo e registros geralmente incluem controles e automa??o de governan?a de informa??es altamente avan?ados, e os sistemas auxiliares geralmente s?o integrados ou aprimoram um programa de governan?a de informa??es.
- automatiza a captura, a rotulagem, o processamento e o armazenamento de grandes volumes de informa??es, eliminando o trabalho tedioso de transcrever milh?es de páginas de cópias impressas, formulários, faxes, formulários médicos e outros, em um sistema de gerenciamento de informa??es seguro e acessível.
- O software de análise de conteúdo e atenua??o de riscos pode examinar grandes volumes de informa??es existentes e recebidas em busca de informa??es confidenciais, informa??es de identifica??o pessoal, informa??es de saúde e outros marcadores de risco para identificar o conteúdo que precisa ser revisado, protegido, devidamente rotulado e protegido em um sistema de gerenciamento de conteúdo.
- O software de gerenciamento de arquivamento e armazenamento pode reduzir os custos de reten??o de longo prazo de dados e conteúdo, movendo-os para uma plataforma de armazenamento mais simples e econ?mica, preservando-os de forma eficaz e mantendo-os acessíveis, se necessário.
- Os sistemas de eDiscovery e de avalia??o antecipada de casos ajudam as equipes jurídicas e de investiga??o a sequestrar e analisar grandes volumes de conteúdo para casos jurídicos, solicita??es FOIA e avalia??o de riscos. Usando IA, pesquisa e fluxo de trabalho, esses sistemas fornecem uma ajuda inestimável para atender às solicita??es de descoberta, reten??es legais e outros processos críticos que exigem revis?o de documentos.
O que é uma estrutura de governan?a da informa??o?
O objetivo de uma estrutura de governan?a de tecnologia da informa??o é estabelecer a abordagem da organiza??o em rela??o ao gerenciamento de informa??es em um contexto comercial, legal e normativo. Uma estrutura eficaz abrange as seguintes áreas.
Escopo e estatuto
Estabelecer o escopo do programa de governan?a de informa??es. Estabele?a os procedimentos que regem a cria??o, o compartilhamento, o armazenamento e o descarte de informa??es. Definir o gerenciamento de todas as informa??es e sistemas associados que afetam as obriga??es legais e regulamentares da empresa.
Fun??es e responsabilidades
Defina as principais fun??es e responsabilidades na governan?a de informa??es. Isso inclui o comitê de governan?a de informa??es, a equipe de governan?a de informa??es, a equipe de gerenciamento de riscos de informa??es, a equipe de gerenciamento de ativos de informa??es, a equipe de gerenciamento de registros, os gerentes de linha de negócios e os funcionários.
Políticas e procedimentos de informa??o
A governan?a de informa??es inclui várias políticas e procedimentos distintos. A estrutura deve enumerar explicitamente as políticas que afetam a governan?a da informa??o, incluindo a política de seguran?a da informa??o, a política de reten??o, a política de descarte, a política de arquivamento, a política de privacidade, a política de TIC, a política de trabalho remoto e a política de compartilhamento de informa??es. Em seguida, os procedimentos de informa??o determinam e definem como a organiza??o e os funcionários interagem com as informa??es de acordo com cada política estipulada.
Terceiros
Algumas informa??es corporativas ser?o criadas e armazenadas por terceiros. A estrutura estabelece como a organiza??o gerencia as informa??es com parceiros, fornecedores e partes interessadas. Defina como a governan?a da informa??o afeta as obriga??es contratuais e os relacionamentos com fornecedores. Estabele?a métricas que sirvam de base para a avalia??o de terceiros para confirmar a conformidade com as metas de governan?a da informa??o.
Negócios, continuidade, recupera??o de desastres e contingência
A estrutura deve definir o processo de comunica??o de perdas de informa??es, comunica??o de viola??es de informa??es, gerenciamento de incidentes, escalonamento de incidentes, recupera??o de desastres e continuidade dos negócios.
Auditoria e revis?o
Monitoramento contínuo do acesso às informa??es, do uso das informa??es, da conformidade regulamentar, da seguran?a das informa??es, do desempenho da infraestrutura e do desempenho do armazenamento. Realizar avalia??es de risco, auditorias e revis?es regulares.
Uma estratégia sólida de IA generativa come?a com a governan?a das informa??es
O gerenciamento de informa??es está evoluindo rapidamente com a introdu??o de ferramentas de IA generativa (GenAI) para acelerar a descoberta de informa??es e a produtividade baseada em informa??es. Para garantir casos de uso e avan?os bem-sucedidos da GenAI em uma organiza??o, considere estas seis práticas recomendadas no planejamento de projetos e na elabora??o de políticas de governan?a para melhorar a confiabilidade e a utilidade da IA:
- Fa?a a curadoria de conteúdo confiável. A GenAI é t?o boa quanto as informa??es que tem disponíveis. O conteúdo selecionado propositalmente pode proporcionar ganhos rápidos. Lance projetos-piloto de IA com conteúdo explicitamente aprovado e de alta demanda. Exemplos s?o contratos concluídos, RFPs, FAQs, bibliotecas de patentes, SOPs e conteúdo regulatório.
- Controle a expans?o do conteúdo. A dispers?o de conteúdo refere-se a cópias de conveniência perdidas e vers?es editadas abandonadas de documentos em e-mails, mensagens de bate-papo e OneDrive. Esse tipo de conteúdo pode ser útil no curto prazo, mas, por ser ruidoso, tende a desviar ainda mais as respostas da IA. Um processo de gerenciamento de informa??es bem administrado melhorará naturalmente a precis?o e a relev?ncia das respostas que a IA generativa produz.
- Dados de etiqueta. O processo de aterramento da IA será mais eficaz quando houver dados de aterramento mais precisos disponíveis. Forne?a dados rotulados ou metadados ricos e precisos coletados por meio de servi?os de conteúdo bem gerenciados e processos automatizados para que o aterramento seja mais preciso e os avan?os da IA possam inferir melhor o material de origem.
- Instituir melhores controles de seguran?a. Os modelos comerciais de linguagem ampla n?o entendem automaticamente os processos e o que deve ser protegido. Eles podem revelar qualquer coisa a que tenham acesso. ? essencial proteger diligentemente os repositórios de conteúdo e evitar a TI invisível.
- Forne?a contexto. O contexto é fundamental. Idealmente, queremos inferir o contexto de aterramento da IA a partir do contexto de trabalho atual do usuário. A janela de contexto é mais valiosa se o aterramento estiver concentrado em uma única transa??o comercial, como um novo cliente, um arquivo de projeto, um arquivo de RH ou um pedido de seguro.
- Incorporar a governan?a de IA. A governan?a de IA é um tópico em rápida evolu??o de políticas públicas e organizacionais, legisla??o e mitiga??o de riscos. Alguns dos princípios da governan?a de IA - uma subcategoria da governan?a de informa??es - incluem transparência e explicabilidade, justi?a e n?o discrimina??o, privacidade e prote??o de dados, responsabilidade e supervis?o, e seguran?a e robustez.
A GenAI é um grande salto em termos de usabilidade e produtividade, especialmente com vastos repositórios de informa??es. Ao seguir essas seis práticas essenciais de governan?a, é muito mais provável que os sistemas de IA generativa sejam seguros, protegidos e produtivos.
Comece sua jornada de governan?a da informa??o
A governan?a de informa??es é uma prática essencial para se tornar uma organiza??o com poder de informa??o. No entanto, ela deve ser administrada de acordo com práticas sólidas, em escala, com seguran?a e em colabora??o com outros processos e sistemas de informa??o em jogo.
Atualmente, quase todas as grandes organiza??es afirmam ser orientadas por dados. As empresas que implementam uma estratégia sólida de governan?a de informa??es refor?am a disponibilidade das informa??es, reduzem os riscos, contêm os custos e cumprem as normas.
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