Vad ?r informationsstyrning?
?versikt
Informationsstyrning skapar ordning i ditt informationskaos. Det handlar om att fastst?lla policyer och b?sta praxis samt att automatisera hur data skapas, anv?nds, lagras och raderas. Informationsstyrning omfattar smarta metoder som datalivscykelhantering, datastyrning och AI-styrning och s?kerst?ller att din information anv?nds effektivt f?r att uppn? dina m?l. Se det som en f?rdplan som h?ller dina data p? r?tt sp?r och hj?lper din organisation att uppfylla kraven, vara s?ker och ligga steget f?re.
Informationsstyrning
Informationsstyrning handlar inte bara om att erk?nna information som en strategisk tillg?ng, utan ocks? om att ge organisationen befogenhet att samordna och ?vervaka den p? h?g niv?. Denna befogenhet s?kerst?ller ansvarsskyldighet, integritet, bevarande och skydd av information i hela f?retaget. Som ett disciplinerat tillv?gag?ngss?tt syftar det till att behandla uppgiften holistiskt, ta bort silos och fragmentering och f?rb?ttra den l?mpliga, effektiva och s?kra anv?ndningen av teknik och resurser som beh?vs f?r att hantera information.
Vilka ?r f?rdelarna med ett program f?r informationsstyrning?
Program f?r informationsstyrning ger m?nga viktiga f?rdelar f?r organisationen. I m?nga fall f?reskrivs informationsstyrning av lagar, f?rordningar och b?sta praxis inom branschen. ?ven om det inte finns n?gra starka lagstadgade krav ?r informationsstyrning fortfarande en f?ruts?ttning f?r att informationshanteringssystemen ska fungera p? ett korrekt s?tt.
- Konsistens och integritet: Med dokumenterade och konsekventa policyer och rutiner f?r informationshantering kan organisationer s?kerst?lla att deras data ?r mer korrekta, fullst?ndiga och uppdaterade.?
- F?rb?ttrad s?kerhet och riskhantering: K?nslig, propriet?r och privat information m?ste skyddas fr?n obeh?rig ?tkomst med hj?lp av de senaste standarderna och b?sta praxis f?r cybers?kerhet.
- Efterlevnad av regelverk: De flesta organisationer har juridiska och branschspecifika krav p? lagring av information, s?kerhet, integritetsskydd, tillg?nglighet och revision.
- ?kad effektivitet: Med v?lorganiserad information som ?r l?ttare att hitta och anv?nda sparas tid och resurser, vilket g?r arbetsprocessen mer str?mlinjeformad och bekv?m.
- St?d f?r beslut: Med mer tillf?rlitliga och tillg?ngliga data kan ledare fatta mer v?lgrundade strategiska beslut.
- Kostnadsminskning: Organisationer kan minska lagrings- och hanteringskostnaderna genom att eliminera ?verfl?dig eller f?r?ldrad data och effektivisera processer.
- F?rb?ttrat samarbete: Tydliga riktlinjer f?r informationsdelning kan underl?tta samarbetet mellan avdelningar och externa partners.
- F?rb?ttrat rykte: Att visa prov p? ansvarsfull informationshantering kan ?ka intressenternas f?rtroende och organisationens trov?rdighet.
- Bevara v?rdefull information: Korrekt styrning s?kerst?ller att viktiga historiska och operativa data bevaras och ?r tillg?ngliga ?ver tid.
- Underl?ttande av digital omvandling: Ett gediget ramverk f?r informationsstyrning utg?r grunden f?r inf?randet av ny teknik och datadrivna initiativ.
Informationsstyrning bygger p? automatisering
I modern tid har ?ven sm? organisationer terabytes och till och med petabytes av information. Det ?r opraktiskt att uppn? informationsstyrning utan en h?g grad av automatisering och en stark relation mellan informationshanteringssystemet och dess styrfunktioner. Alla typer av informationshanteringssystem inneh?ller alltid vissa styrningsfunktioner.
N?gra exempel p? automatisering av informationsstyrning inkluderar:
- System f?r inneh?lls- och arkivhantering inneh?ller ofta mycket avancerade kontroller och automatisering av informationsstyrning, och kompletterande system integreras ofta i eller f?rb?ttrar ett program f?r informationsstyrning.
- automatiserar insamling, m?rkning, bearbetning och lagring av stora informationsvolymer och eliminerar det tr?kiga arbetet med att transkribera miljontals sidor med papperskopior, formul?r, fax, medicinska formul?r med mera till ett s?kert och tillg?ngligt informationshanteringssystem.
- Programvara f?r inneh?llsanalys och riskreducering kan skanna stora volymer befintlig och inkommande information efter k?nslig information, personligt identifierbar information, h?lsoinformation och andra riskmark?rer f?r att identifiera inneh?ll som beh?ver granskas, s?kras, m?rkas och skyddas p? r?tt s?tt i ett inneh?llshanteringssystem.
- Programvara f?r arkivering och lagringshantering kan s?nka kostnaderna f?r l?ngtidslagring av data och inneh?ll genom att flytta dem till en enklare och mer ekonomisk lagringsplattform samtidigt som de bevaras p? ett effektivt s?tt och h?lls tillg?ngliga vid behov.
- eDiscovery och system f?r tidig bed?mning av ?renden hj?lper utrednings- och juristteam att beslagta och granska stora volymer inneh?ll f?r r?ttsfall, FOIA-f?rfr?gningar och riskbed?mning. Med hj?lp av AI, s?kning och arbetsfl?de ger dessa system ov?rderlig hj?lp n?r det g?ller att efterleva f?rfr?gningar om utl?mnande av handlingar, r?ttsliga sp?rrar och andra kritiska processer som kr?ver dokumentgranskning.
Vad ?r ett ramverk f?r informationsstyrning?
Syftet med ett ramverk f?r styrning av informationsteknik ?r att fastst?lla organisationens strategi f?r informationshantering i ett aff?rsm?ssigt, juridiskt och regleringsm?ssigt sammanhang. Ett effektivt ramverk t?cker f?ljande omr?den.
Omfattning och stadgar
Fastst?lla omfattningen av programmet f?r informationsstyrning. Fastst?lla de rutiner som styr skapande, delning, lagring och bortskaffande av information. Definiera hanteringen av all information och tillh?rande system som p?verkar f?retagets juridiska och regulatoriska skyldigheter.
Roller och ansvarsomr?den
Definiera de viktigaste rollerna och ansvarsomr?dena i informationsstyrningen. Detta inkluderar informationsstyrningskommittén, informationsstyrningsteamet, informationsriskhanteringsteamet, informationstillg?ngshanteringsteamet, arkivhanteringsteamet, aff?rsomr?deschefer och anst?llda.
Informationspolicy och rutiner
Informationsstyrning omfattar flera olika policyer och f?rfaranden. Ramverket b?r uttryckligen r?kna upp de policyer som p?verkar informationsstyrningen, inklusive informationss?kerhetspolicy, lagringspolicy, kasseringspolicy, arkiveringspolicy, integritetspolicy, ICT-policy, policy f?r distansarbete och policy f?r informationsdelning. Informationsrutinerna avg?r och definierar sedan hur organisationen och medarbetarna interagerar med information i enlighet med varje fastst?lld policy.
Tredje part
Viss f?retagsinformation kommer att skapas och lagras av tredje part. Ramverket fastst?ller hur organisationen hanterar information med partners, leverant?rer och intressenter. Definiera hur informationsstyrning p?verkar avtalsf?rpliktelser och leverant?rsrelationer. Fastst?ll m?tv?rden som tredje part utv?rderas mot f?r att bekr?fta ?verensst?mmelse med m?len f?r informationsstyrning.
Verksamhet, kontinuitet, katastrof?terst?llning och beredskap
Ramverket b?r beskriva processen f?r rapportering av informationsf?rluster, rapportering av informationsintr?ng, incidenthantering, eskalering av incidenter, katastrof?terst?llning och kontinuitet i verksamheten.
Revision och granskning
Kontinuerlig ?vervakning av informations?tkomst, informationsanv?ndning, efterlevnad av regelverk, informationss?kerhet, infrastrukturprestanda och lagringsprestanda. Genomf?ra regelbundna riskbed?mningar, revisioner och granskningar.
En stark generativ AI-strategi b?rjar med informationsstyrning
Informationshanteringen utvecklas snabbt med inf?randet av generativ AI (GenAI) f?r att p?skynda informationsinh?mtning och informationsbaserad produktivitet. F?r att s?kerst?lla framg?ngsrika anv?ndningsfall och framsteg f?r GenAI inom en organisation b?r man beakta dessa sex b?sta metoder f?r projektplanering och beslutsfattande f?r att f?rb?ttra tillf?rlitligheten och anv?ndbarheten f?r AI:
- Sammanst?ll betrott inneh?ll. GenAI ?r bara s? bra som den information det har tillg?nglig. Kurerat inneh?ll som ?r m?lmedvetet utvalt kan ge snabba vinster. Starta AI-pilotprojekt med inneh?ll som uttryckligen godk?nts och som det finns stor efterfr?gan p?. Exempel p? detta ?r f?rdiga kontrakt, RFP:er, FAQ:er, patentbibliotek, SOP:er och regulatoriskt inneh?ll.
- Kontrollera spridningen av inneh?ll. Spridning av inneh?ll avser borttappade bekv?mlighetskopior och ?vergivna redigerade versioner av dokument i e-post, chattmeddelanden och OneDrive. Den h?r typen av inneh?ll kan vara anv?ndbart p? kort sikt, men eftersom det ?r brusigt kan det leda till att AI-svaren hamnar ?nnu mer p? villov?gar. En v?l hanterad informationshanteringsprocess kommer naturligtvis att f?rb?ttra noggrannheten och relevansen i de svar som generativ AI producerar.
- Etikettdata. AI-grundningsprocessen blir mer effektiv n?r mer exakta grundningsdata finns tillg?ngliga. Tillhandah?ll m?rkta data eller omfattande, korrekta metadata som samlats in genom v?lsk?tta inneh?llstj?nster och automatiserade processer s? att grundningen blir mer exakt och AI-utvecklingen b?ttre kan h?rleda k?llmaterial.
- Inf?r b?ttre s?kerhetskontroller. Kommersiella stora spr?kmodeller f?rst?r inte automatiskt processer och vad som m?ste s?kras. De kan avsl?ja vad som helst som de har tillg?ng till. Det ?r viktigt att noggrant s?kra inneh?llsregister och undvika skugg-IT.
- Ge sammanhang. Sammanhanget ?r avg?rande. Helst vill vi h?rleda AI:s grundkontext fr?n anv?ndarens nuvarande arbetskontext. Kontextf?nstret ?r mest v?rdefullt om grundst?det fokuseras p? en enskild aff?rstransaktion, t.ex. en ny kund, projektfil, HR-fil eller f?rs?kringsanspr?k.
- Inf?rliva styrning av AI. AI-styrning ?r ett ?mne som utvecklas snabbt inom offentlig och organisatorisk policy, lagstiftning och riskreducering. N?gra av principerna f?r AI-styrning - en underkategori till informationsstyrning - omfattar transparens och f?rklarbarhet, r?ttvisa och icke-diskriminering, integritet och dataskydd, ansvarighet och tillsyn samt s?kerhet och robusthet.
GenAI ?r ett stort steg fram?t n?r det g?ller anv?ndbarhet och produktivitet, s?rskilt med stora informationslager. Genom att f?lja dessa sex viktiga styrningsmetoder ?r det mycket mer sannolikt att generativa AI-system ?r trygga, s?kra och produktiva.
Starta din resa mot informationsstyrning
Informationsstyrning ?r en viktig metod f?r att bli en organisation som har tillg?ng till information. Den m?ste dock administreras enligt sunda metoder, i stor skala, p? ett s?kert s?tt och i samarbete med andra processer och informationssystem.
N?stan alla stora organisationer h?vdar idag att de ?r datadrivna. F?retag som implementerar en sund strategi f?r informationsstyrning ?kar tillg?ngligheten till information, minskar riskerna, begr?nsar kostnaderna och f?ljer g?llande regler.
好色先生TV l?sningar f?r informationsstyrning erbjuder intelligent, policydriven automatisering och integration som hj?lper organisationer att minska risker och skydda information f?r att f?lja regler, vara s?kra och produktiva samtidigt som de driver modernt arbete.
V?ra l?sningar omfattar:
